Rauða fjöðrin - söfnun 17 - 19 apríl 2015

  Ágætu formenn / ritarar. Nú styttist í Landssöfnunina undir merkjum Rauðrar fjaðrar sem haldin verður 17. - 19. apríl n.k., en tillaga um að fara í söfnunina var borin upp á þinginu á Sauðárkróki síðastliðið sumar og samþykkt með öllum greiddum atkvæðum.  Það er því ekki úr vegi að fara yfir nokkur atriði varðandi söfnunina. Í bréfi dags. 18. 11. 2014 voru klúbbar beðnir að skipa umsjónarmann söfnunarinnar í hverjum klúbbi.  Formenn / ritarar eru beðnir að staðfesta að umsjónarmaður hafi verið skipaður og að senda Rauðufjaðrarnefndinni ( raudfjodur@gmail.com) nöfn og póstföng umsjónarmanna þannig að nefndin geti haft samband við þá beint ef á þarf að halda. Hlutverk þeirra verður:

1. Að hafa umsjón með skipulagi og framkvæmd söfnunarinnar innan klúbbsins og einnig að hafa samband við aðra klúbba ef fleiri en einn klúbbur er á sama svæði þannig að klúbbarnir geti skipulagt sig um hver safni hvar o.s.frv.  Nauðsynlegt er að svæðisstjóri hafi yfirumsjón með starfi klúbbanna á sínu svæði þannig að allt gangi snurðulaust fyrir sig.
2. Að hafa umsjón með söfnunargögnum meðan þau eru í umsjá klúbbsins.  Söfnunargögn verða send tímanlega til klúbba úti á landi og hefur Flytjandi góðfúslega tekið að sér að flytja þau fyrir okkur.  Meðfylgjandi í viðhengi er listi yfir afgreiðslustaði þeirra.  Við munum senda út póst þegar kassarnir verða sendir af stað. Flytjandi mun senda viðtakendum (formönnum) tilkynningu um það hvert eigi að sækja viðkomandi gögn.  Umsjónarmenn (eða staðgenglar) þurfa að sækja gögnin á afgreiðslustað Flytjanda tímanlega.  Síðan að lokinni söfnun þurfa þeir að koma gögnunum og baukunum með peningunum ásamt ónotuðum söfnunargögnum til svæðisstjóra.  Mikilvægt er að þetta gerist strax eftir söfnunarhelgina. Þegar svæðisstjóri hefur fengið alla söfnunarbauka í hús (hann mun fá lista með upplýsingum um nr. á þeim baukum sem hver klúbbur fékk senda) þarf hann að koma þeim í næsta Landsbankaútibú til talningar, en Landsbankinn er fjárgæsluaðili söfnunarinnar.  Undir engum kringumstæðum megum við Lionsmenn opna baukana og telja upp úr þeim sjálfir.  Að lokinni talningu þarf svæðisstjóri að sækja baukana aftur í Landsbankaútibúið, setja þá í kassana ásamt þeim gögnum sem eftir eru ónotuð s.s. plaköt, spjöld, límmiðar o.s.frv., merkja kassana Söfnunarstjórn Rauðufjaðrarsöfnunar, Sóltúni 20, 105-Reykjavík og koma þeim á næsta afgreiðslustað Flytjanda.

Ofangreint gildir fyrir klúbba utan höfuðborgarsvæðisins.  Fyrir klúbba á höfuðborgarsvæðinu (Mosfellsbær suður í Hafnarfjörð) gildir eftirfarandi: Umsjónarmenn söfnunarinnar í hverjum klúbbi fyrir sig þurfa að sækja gögnin á Lionsskrifstofuna að Sóltúni 20 (afhendingartímar í pósti síðar) en skila þeim svo að lokinni söfnun til svæðisstjóra eins og aðrir. Svæðisstjórar á höfuðborgarsvæðinu þurfa svo að koma baukunum til talningar á talningarstað (Landsbankinn á eftir að gefa upp hvort það verða einn eða fleiri talningarstaðir á höfuðborgarsvæðinu).  Að lokinni talningu þurfa þeir svo að sækja baukana á talningarstað og koma þeim til söfnunarstjórnar að Sóltúni 20 (opnunartímar í pósti síðar). Til stendur að gefa klúbbum kost á því að fá GSM posa til að hafa á söfnunarstað þar sem æ algengara er að verða að fólk gangi ekki með reiðufé á sér.  Ekki er til ótakmarkað magn af posum á lausu og óvíst að okkur takist að fá nema 1 posa á klúbb (tæplega 90 klúbbar).  Nokkur kostnaður er við að leigja posana svo að við viljum beina því til klúbba að athuga hvort þeir hafi möguleika á því að fá lánaða posa yfir helgina, t.d. hjá fyrirtækjum sem væru lokuð yfir helgina.  Einnig ef einhverjir klúbbar telja sig ekki þurfa að fá posa, þá væri gott að vita af því. Eins og minnst er á að ofan er nauðsynlegt að þar sem fleiri en einn klúbbur er á svæðinu samhæfi klúbbarnir söfnunina, þ.e. hver safni hvar, og eins er nauðsynlegt að hafa samband tímanlega við verslanir og aðra staði þar sem ætlunin er að vera og fá leyfi fyrir verunni á staðnum. Rauðufjaðrarnefndin.